Excel : Le logiciel dont il est difficile de se passer

Excel : Le logiciel difficile à quitter

Excel, le célèbre logiciel de tableur, fête ses 40 ans et reste incroyablement populaire. Malgré les critiques, il est omniprésent dans le monde des affaires. Selon une étude d'Acuity Training, deux tiers des employés de bureau utilisent Excel au moins une fois par heure. Ce logiciel est devenu un outil incontournable, mais son utilisation soulève des questions sur son efficacité.

Un outil ancré dans l'éducation technologique

Excel est profondément intégré dans l'enseignement des technologies, aux côtés de Word et PowerPoint. Tom Wilkie, directeur technique de Grafana, souligne que "Excel est un excellent outil". Pour des analyses rapides ou la création de graphiques, il reste inégalé. Cependant, cette dépendance pose des problèmes de distinction entre traitement des données et analyse des données.

Professeur Mark Whitehorn de l'Université de Dundee met en évidence que de nombreux départements utilisent des macros pour traiter les données. Ces macros, bien que pratiques, sont souvent mal documentées. "Le gars qui a écrit les macros est parti et personne ne sait comment les faire fonctionner", explique Whitehorn. Cela entraîne une gestion des données peu sécurisée et difficile.

Les risques liés à l'utilisation des tableurs

Des opérations critiques reposent sur des tableurs fragiles. Par exemple, Health New Zealand a utilisé un fichier Excel comme "fichier de données principal" pour gérer ses performances financières. Cela a engendré des erreurs et des incohérences, rendant difficile une vue d'ensemble en temps réel. De plus, en 2023, le processus de recrutement pour les anesthésistes au Royaume-Uni a été perturbé par des confusions liées aux tableurs.

Les organisations doivent avoir un contrôle centralisé de leurs données, selon Whitehorn. Cependant, il est difficile de convaincre les équipes de se défaire d'Excel. Moutie Wali, directeur de la transformation numérique chez Telus, explique que les employés préfèrent garder leurs configurations Excel existantes. Il insiste sur le fait qu'il est essentiel d'interdire la coexistence des tableurs avec de nouvelles applications.

Alternatives à Excel

Des alternatives à Excel existent et peuvent offrir de nombreux avantages. Kate Corden, qui gère une entreprise de fitting de vélos, a adopté LinkSpace, un système de gestion de cas adaptable. Elle affirme que cela lui permet d'avoir un système de gestion des données complet, au lieu de plusieurs fichiers Excel. "Cela va vraiment m'aider à grandir", dit-elle.

Julian Tanner, un responsable PR à Londres, a également migré les comptes d'une œuvre de charité d'Excel vers un logiciel de comptabilité en ligne. Ce dernier, doté d'une IA intégrée, produit des rapports personnalisés rapidement. Cela a permis d'économiser plus de £6000 par an, un montant significatif pour une charité.

Les défis de l'abandon d'Excel

Pour les grandes entreprises, les avantages incluent des flux de travail plus fluides et des données standardisées. Wali prévoit des économies de 42 millions de dollars canadiens par an en éliminant les incohérences. Cependant, cela nécessite que les utilisateurs soient prêts à renoncer à une partie de leur contrôle sur les données.

Whitehorn souligne que les gens doivent comprendre que "ce n'est pas votre donnée, c'est celle de l'entreprise". Éliminer complètement Excel peut sembler irréaliste. Il suggère que le "boss key" pourrait devoir être redéfini à l'avenir pour masquer l'utilisation des tableurs.

Conclusion

Excel reste un outil puissant, mais son utilisation pose des défis importants. Les organisations doivent envisager des alternatives pour améliorer la gestion des données et éviter les erreurs. En fin de compte, il est crucial de trouver un équilibre entre l'utilisation d'Excel et l'adoption de solutions plus modernes.